Extrait d'enluminure

Comment saisir vos fiches bibliographiques ?

La bibliographie des membres, renseignée activement jusqu’en 2010, plus sporadiquement ensuite, est toujours accessible à l’adresse http://biblio.shmesp.fr/.
La bibliographie actuelle est désormais sur HAL à l’adresse https://hal.archives-ouvertes.fr/SHMESP

La saisie des fiches bibliographiques est réalisée par les membres eux-mêmes ou par leurs laboratoires. La bibliographie de la SHMESP liste automatiquement les notices ainsi renseignées pour tous les auteurs qui disposent d’un identifiant idHAL.
Cet identifiant sert, d’une part, à réunir des notices d’articles publiés sous des noms différents (en particulier pour les personnes qui changent d’état civil avec le mariage, mais aussi pour les noms indiqués avec ou sans accent ou tiret) et, d’autre part, à distinguer des homonymes.

Comme le bureau de la SHMESP l’a annoncé lors de l’Assemblée générale du 7 novembre 2020, la bibliographie des membres de la SHMESP cesse d’être enrichie sur le site http://biblio.shmesp.fr/, qui recense près de 17000 publications car le logiciel en est obsolète. Les références qui y sont enregistrées seront progressivement transférées vers la collection SHMESP présente dans HAL-SHS (https://hal.archives-ouvertes.fr/SHMESP). Celle-ci est déjà riche de plus de 12000 publications.

Toutes les publications des membres à jour de leur cotisation déjà présentes sur le portail HAL ont été associées à la collection SHMESP. Pour que la bibliographie de la SHMESP puisse signaler à l’avenir automatiquement les publications de ses membres sans qu’ils et elles n’aient à les enregistrer deux fois, les membres doivent disposer d’un identifiant idHAL et le communiquer au secrétariat.

Que faire ?

Si vous êtes membre, trois situations sont envisageables :
A) Vous disposez déjà d’un identifiant idHAL : c’est parfait. Il suffit de vous assurer que le secrétariat de la SHMESP en ait connaissance. Dès qu’une nouvelle publication sera rattachée à votre identifiant, elle sera ajoutée à la bibliographie de la SHMESP.
B) Vous avez déjà des publications enregistrées sur HAL ou HALSHS : vous pourrez ignorer l’étape 2 ci-dessous.
C) Aucune de vos publications n’est enregistrée dans HAL : suivez l’ordre des étapes ci-dessous.

Étapes

(1) créer un compte sur HAL si ce n’est pas déjà fait ;
(2) renseigner les informations bibliographiques d’une publication ;
(3) créer un identifiant idHAL ;
(4) associer ses publications à l’idHAL ;
(5) communiquer l’idHAL au bureau de la Shmesp

(1) créer un compte sur HAL

Dans certaines laboratoires ou universités, les signalements bibliographiques sont pris en charge par du personnel dédié. Or, pour créer un idHAL, il faut disposer d’un compte HAL personnel. Cette étape est donc nécessaire même si des notices à votre nom sont déjà présentes enregistrées par quelqu’un d’autre.

Si vous avez déjà un compte HAL, passez à l’étape 2 si vous n’avez pas de publication dans HAL, ou à l’étape 3 si vous avez déjà une ou plusieurs publications dans HAL.

Si vous n’en disposez pas, il faut créer un compte sur HAL.
(a) se rendre à l’adresse https://halshs.archives-ouvertes.fr/
(b) cliquer sur "Connexion"

(c) cliquer sur "Créer un compte"

(d) suivre les instructions

(2) renseigner les informations bibliographiques d’une publication

S’il y a déjà des publications à votre nom, passez directement à l’étape 3.

Si aucune de vos publications n’est enregistrer dans HAL, il est nécessaire d’enregistrer au moins une notice bibliographique avant de créer l’identifiant idHAL dont la SHMESP aura désormais besoin pour maintenir sa bibliographie à jour et pour transférer dans HAL l’ancienne bibliographie.

Pour enregistrer une notice, il faut cliquer sur "déposer". Le mot "déposer" rappelle qu’il est aussi possible de joindre un fichier auteur, comme sur Academia. Laissons cela pour plus tard. Donc "déposer"

puis, sur l’écran suivant, choisir l’une des possibilités suivantes :
- soit l’une de vos publications porte un identifiant DOI, auquel cas, vous pouvez l’indiquer dans la fenêtre dédiée et HAL se chargera de chercher la description dans des bases bibliographiques

- soit vous cliquez sur l’onglet "Compléter les métadonnées du document"

Dans ce cas, prenez soin de sélectionner "Afficher la liste complète des métadonnées".

Nota bene (1) : Pour le type de document, il y a une subtilité : la « communication dans un congrès » décrit la communication elle-même, telle qu’elle peut être publiée dans certaines disciplines, parfois le jour même du congrès. Si vous choisissez de renseigner un article paru dans des actes, avec un texte retravaillé comme il est usuel en histoire et sciences humaines, je vous conseille de choisir « chapitre d’ouvrage » (cela dispense de retrouver la date où vous avez parlé et les dates du congrès).

Nota bene (2) : Il est nécessaire de sélectionner un "Domaine". Sur le portail « HALSHS », le domaine « Sciences de l’Homme et Société » est préselectionné. Il faut cliquer sur le petit triangle ou sur le dossier pour ouvrir une liste

puis descendre par "l’ascenseur" pour trouver "Histoire"

ou bien saisir un thème (par ex. "histoire") pour réduire la liste

Nota bene (3) : Pour les mots-clés, le bureau de la SHMESP vous suggère d’utiliser les termes décrits dans le classement thématique de notre collection : https://halshs.archives-ouvertes.fr/SHMESP/page/consultation-par-theme.

Enfin, il faut aller dans l’onglet « Compléter les données auteur(s) »

Il faut « ajouter un auteur » en deux temps : saisir un prénom et un nom puis cliquer sur la ligne « Ajouter un nouvel auteur »

La fenêtre suivante apparaît, qui reprend le prénom et le nom déjà saisis

Vous pouvez ne saisir que les deux premiers champs et enregistrer.

Nota bene : Même si vous avez renseigné le champ facultatif « Établissement employeur » dans la fiche du nouvel auteur, il est obligatoire de renseigner le champ « Ajouter une filiation » dans la notice du document, sinon vous ne pourrez pas enregistrer la notice. C’est troublant, mais s’explique par le fait que vous pouvez renseigner une publication ancienne qui serait éventuellement à mettre au crédit d’une autre institution que celle où vous exercez actuellement.

Ensuite : bravo ! Vous pouvez cliquer sur

et passer à l’étape suivante.

3) création de l’idHAL

Les deux étapes 1 et 2 sont les plus longues. Maintenant, il vous est demandé de créer un identifiant appelé « idHAL » (prononcé « idéal » par les concepteurs). Cet identifiant idHAL n’est pas dépendant de votre compte HAL et ne dépend pas non plus du compte qui a enregistré une publication dans HAL. Il est donc important que vous procédiez à cette opération.
Cet identifiant permet non seulement de regrouper les publications d’une même personne publiées sous différents noms sans changer les noms sous lesquels les publications sont enregistrées (noms maritaux, translittération de noms, mais aussi différences d’accents, tirets, caractères spéciaux), mais aussi de distinguer les publications d’auteurs strictement homonymes. Cet identifiant idHAL vous permettra également de revendiquer des notices qui ont déjà été enregistrées par d’autres (gestionnaires de collections ou membres de SCD dans certains laboratoires et universités, coauteurs...). L’identifiant idHAL est aussi obligatoire pour renseigner les publications dans les rapports RIBAC, VariSHS et quelques autres : c’est donc du temps investi pour vous aussi bien que pour la Shmesp.

Avant de créer cet identifiant, attendez cinq à dix minutes et dégustez une tasse de votre café ou votre thé préféré. La mise à jour de la base de données de tous les auteurs n’est pas absolument immédiate.

Si vous avez fermé votre navigateur, il se peut que vous deviez vous connecter à nouveau. Ensuite, il faut aller dans "Mon profil"

puis cliquer sur le bouton vert

Tout est parfaitement expliqué à l’adresse suivante avec davantage d’explications : https://wiki.ccsd.cnrs.fr/wikis/hal/images/4/46/Idhaltuto_mis_a_jour.pdf

L’identifiant que vous choisissez est définitif, il vous sera impossible de le modifier. Il ne comprend pas de majuscules, mais peut comprendre un ou plusieurs tirets. C’est un identifiant pensé comme une forme normalisée du nom.

Renseigner vos autres identifiants est purement optionnel. Si vous les cherchez, voici quelques indications. Vous ne disposez d’un identifiant Orcid (https://orcid.org/) que si vous l’avez créé ; en revanche vous avez sans doute déjà d’autres identifiants : idRef (https://www.idref.fr/) attribué par l’agence bibliographique des universités et VIAF (http://viaf.org/) et ISNI (https://isni.org/page/search-database/).

4) Associer vos publications (toutes vos publications, seulement vos publications)

Ensuite, il faut chercher les « formes auteurs » qui correspondent à vos publications, en particulier à celle que vous venez d’enregistrer. HAL vous propose automatiquement les formes auteurs de publications non encore rattachées à un idHAL. Il est important de faire le tri pour ne sélectionner que vos publications et en même temps toutes vos publications. Si vous regroupez trop peu de publications, cela se rattrape aisément plus tard. Si vous en attrapez trop, cela se corrige aussi, mais moins aisément. Le processus est facile, mais il ne faut pas l’omettre.

Durant la préparation de cette migration, des erreurs de rattachement sont apparues et il a été possible de faire séparer des personnes qui avaient été confondues, mais c’est du travail inutile. Il faut donc être vigilant, d’autant que cette partie du suivi ne relève pas de la migration de la Shmesp, mais uniquement de vous-même.

Il faut donc cliquer sur la petite icône « texte » pour vérifier que les publications sont bien les vôtres.

puis sélectionner uniquement les notices qui vous reviennent avec les cases à cocher :

Enfin, cliquer sur "Enregistrer" en bas de la page.

Un message vert s’affiche en haut de la page, puis disparaît. Vous pouvez passer à la dernière étape.

5) Communiquer votre identifiant idHAL

Dernière étape : il faut envoyer un courrier électronique à « dominique [point] stutzmann [arobase] irht [point] cnrs [point] fr » pour indiquer la forme d’identifiant idHAL choisie. Cela servira à enrichir le répertoire de la collection SHMESP. Avec votre identifiant, toutes les nouvelles publications à votre nom, renseignées par vous ou par d’autres mais rattachées à votre identifiant, seront ajoutées automatiquement à la bibliographie de la SHMESP.

En case de problème technique, il faut s’adresser en premier lieu à « hal [point] support [@] ccsd [point] cnrs [point] fr ». Les collègues qui y travaillent sont très rapides et compétents. S’il y a d’autres questions sur les procédures, vous pouvez consulter à nouveau le document
https://wiki.ccsd.cnrs.fr/wikis/hal/images/4/46/Idhaltuto_mis_a_jour.pdf ou le site de HAL clair et bien fait (quoique peut-être trop riche).